忙しい社長の思考とその対策2

忙しい社長の特徴として、目の前に迫った業務を対応してしまっている傾向があります。

例えば、

・部下から回ってきた資料の決裁で内容を知る

・その日その日の現場作業

・電話は相手からかかってくるのみ

一概にそれが悪いとは言えませんが、
すべてが待ちの業務になってしまっていて、そうなってくると外部環境に影響されやすい事業形態となってしまいます。

第2領域をいかに増やすか

スティーブン・R・コーヴィー氏の7つの習慣にもあるように、
人生を充実させるためには

・将来の展開を考えた人間関係作り

・今後の経営戦略検討

・健康寿命を延ばすための体づくり

などの、「緊急でないが重要なこと（第2領域）」をいかに増やすかがカギとなってきます。

では第2領域を増やすためにまずは何から始めればいいのでしょうか？

業務の断捨離1　全体の把握

最初にやることは「今抱えている業務の断捨離」です。

新しいことをしようにも空きがなければ継続性が失われるので、まずは時間の空きを作っていきましょう。

その中で、1日単位もしくは1週間単位でどんな業務を行っているか可視化していくと全体像が見えてきます。

Googleカレンダーなどのカレンダーアプリを使用すると、1週間単位、1か月単位など特定の期間ごとに表示ができますのでおすすめですが、

手帳を使用されている方も1週間を見開き2ページにまとめるようにすると管理がしやすくなるかもしれません。

業務の断捨離2　業務をさらに細分化

カレンダーによって、特定の単位のスケジュールを俯瞰することができました。

今度は一つ一つの業務に焦点を当てていきます。

例えば、上記画像の22日金曜日にセミナーという業務が入っていますが、
セミナー講師といえども、もっと細分化すると細かな業務に分けられます。

会場でのセミナーの場合の例
・セミナー資料プリントアウト、製本
・移動
・会場設営
・リハーサル
・セミナー
・アンケート回収
・会場撤去
・移動
・セミナーフォロー

このように大まかに細分化するだけでも９つの行動（工程）がでてきます。

ここで注意すべきことはあまり細かく細分化しすぎないということです。

なぜなら、その業務に対するあなたのチェック事項が増えてしまい、チェックに時間を取られるようになってしまうからです。

最初はそのバランスが難しいですが、やり続けることによって最適な細分化ができるようになります。

可視化ができたら

いかがでしょう？

可視化するだけでもどこにムダがあるのか何となくつかめると思います。
そして毎日予定が詰まっているようにな感覚があったとしても、
可視化することで空白の時間があることに気づいたりもします。

次回はこの可視化したものにどう優先順位をつけていき、どう振りわけ、また捨てるのかを明確にしていきます。