忙しい社長の思考とその対策4

それぞれの業務について可視化、数値化ができたら領域ごとの対策を考えていきます。

1.第1領域（緊急度 高、重要度 高）

時間を決めて行う

例えばクレーム処理については、早急に対応する必要がありますし、
対応次第では会社の行方にもかかわってきます。
しかし、時間をかければ良い結果が出るかというとそうではないので
ある程度の線引きが必要になってきます。

また毎日のメール対応についても、
文章の出来によって相手の評価が青天井で上がるかと言えばそうではないので、
時間をかけすぎると生産性は上がりません。

ある程度の時間を決めて、8割ほどの成果が出たときにはやめる勇気も必要です。

2.第3領域（緊急度 高、重要度 低）

人に振るか自動化する

重要な仕事をしているときに突然の来客や電話が鳴ることで
集中力を欠いてしまった経験はあるかと思います。

集中している際に、他のことにとらわれずにすむ工夫が必要になってきます。

突然の来客は社員に対応してもらい、
携帯電話にかかってくる電話は、
あらかじめ電源を切っておくか電話代行サービスを利用する。

自動車での移動ももしかしたらこの第3領域に入ってくるのかもしれません。
自動運転はまだ先になりそうですが、
それが可能になってくると移動しながら仕事ができるようになりそうです。

移動があまりにも生産性を落としている原因だとしたら
運転手を雇うことを考えてみた方がいいかもしれません。

3.第4領域（緊急度 低、重要度 低）

捨てる

この領域は、「意図的に作る」というよりは「無意識的に作られる」ということが多いです。

例えば、「ついついスマホでネットサーフィンしてしまうのはなぜなのか？」の真相を探っていくと、

アポイントがずれ、数十分時間が空いた。
↓
時間があるとスマホを見るのが習慣になってしまっている。
↓
トップ画面に興味のあるニュースのヘッドラインが表示されていて、それをタップ。
↓
次から次へと面白い記事が目に入り、時間が過ぎてしまう。

スマートフォンは甘い誘惑だらけです。
その誘惑に乗せられ、それが習慣となってこの第4領域が形成されていきます。

この流れを断ち切るためには、誘惑にあわないようにするか習慣を変えていく必要があります。

例えば、スマートフォンのトップ画面には見たいという欲求を駆り立てるアプリを入れずに
スクロールしたところに置いておくことで誘惑までの行程を増やし、遠ざけると効果的です。

空いた時間は第2領域に置き換える

空き時間や待ち時間など手持ち無沙汰になってくると無意識な習慣が表出します。

その誘惑を遠ざけるだけではなく、代替行為を作ることが重要です。

「〇分の空き時間ができたとしたら何をするか」を決めておくなどはとても有効です。

第2領域の業務の中で、少ない時間でできることをリストアップしておき、
その空き時間に合わせて行うことで第4領域は減らすことが可能です。