スタッフが10人を超えたら要注意？クリニックの組織運営が難しくなる理由と3つの対策
「開業した頃は、スタッフとのコミュニケーションもうまく取れていたのに……」
「人数が増えてから、スタッフ同士のトラブルや不満が多くなった気がする」
クリニックの院長から、このような相談を受けることがあります。
開業当初は、院長と数名のスタッフでスタートするクリニックも少なくありません。
スタッフの人数が少ないうちは、院長が一人ひとりの仕事ぶりを把握し、何か問題が起きても直接対応することができます。
しかし、患者数の増加や診療体制の充実に伴ってスタッフが増えてくると、少しずつ状況が変わってきます。
例えば、スタッフが5人のときには問題なく機能していた管理方法が、10人、20人になっても通用するとは限りません。
組織が成長するにつれて、院長個人の管理能力だけに頼る運営から、組織として機能する仕組みへと変えていく必要があります。
今回は、クリニックのスタッフ数が増えることで生じやすい組織運営の課題と、その改善方法について考えていきます。
なぜスタッフが増えると組織運営が難しくなるのか？
スタッフが少ないクリニックでは、院長が直接指示を出し、スタッフ全員がその内容を共有するという形でも、業務が円滑に進むことがあります。
しかし、人数が増えると、すべてのスタッフに同じ情報を伝えたり、一人ひとりの状況を把握したりすることが難しくなります。
例えば、院長があるスタッフに業務の変更を伝えたものの、ほかのスタッフには十分に共有されていなかった。
あるいは、特定のスタッフだけが院長の考えを理解しており、ほかのスタッフとの間に認識のズレが生じてしまう。
こうした状況が続くと、次第に不満やトラブルが増えていく可能性があります。
また、スタッフ同士の関係性も複雑になります。
仮にスタッフが5人の場合、2人の組み合わせは10通りですが、10人になると45通り、20人では190通りになります。
もちろん、すべての組み合わせで日常的にやり取りが発生するわけではありません。
それでも、人数が増えるほど人間関係や情報共有のあり方が複雑になることは、イメージしやすいのではないでしょうか。
組織の問題が増えるのは、必ずしもスタッフの質が低下したからではありません。人数の増加に対して、組織運営の仕組みが追いついていないことも考えられるのです。
スタッフが増えたクリニックで見直したい3つのポイント
1. 役割と責任の所在を明確にする
スタッフ数が増えたクリニックで、まず見直したいのが役割分担です。
例えば、院内の備品管理や新人教育、シフト作成、患者からのクレーム対応など。
日々の業務の中には、担当者が明確になっていない仕事が意外と多く存在します。
スタッフが少ないうちは、気づいた人が対応することで問題なく運営できるかもしれません。
しかし、人数が増えてくると、「誰かがやってくれるだろう」という意識が生まれたり、特定のスタッフに業務が集中したりすることがあります。
そこで重要になるのが、誰が何を担当し、どこまで判断できるのかを整理することです。
例えば、備品管理は医療事務の担当者、新人教育は各部門のリーダー、シフト調整は事務長が行うといった形です。
もちろん、担当者を決めたからといって、ほかのスタッフが協力しなくてよいわけではありません。
大切なのは、責任の所在を明確にした上で、必要に応じて協力できる体制を整えることです。
役割が明確になることで、業務の抜け漏れや重複を防ぎ、スタッフ同士の不要なトラブルを減らすことにもつながります。
2. 院長とスタッフをつなぐリーダーを育てる
スタッフ数が増えてくると、院長がすべてのスタッフを直接管理することには限界が生じます。
そこで必要になるのが、院長と現場をつなぐリーダーの存在です。
例えば、看護部門の主任や医療事務のリーダーなどが考えられます。
ただし、ここで注意したいことがあります。
それは、仕事ができるスタッフが、必ずしも優れたリーダーになるとは限らないという点です。
例えば、採血や診療補助の技術が高い看護師であっても、スタッフの育成や業務管理が得意とは限りません。
また、受付業務が正確でスピードも速い医療事務スタッフが、ほかのスタッフへの指導や相談対応に向いているとも限らないでしょう。
リーダーには、実務能力に加え、周囲の状況を把握する力やコミュニケーション能力、問題を整理して対応する力などが求められます。
そのため、単に勤続年数や仕事の能力だけで役職を決めるのではなく、本人の適性や希望も踏まえて検討することが重要です。
さらに、リーダーに任命した後も、必要な教育やサポートを行う必要があります。
役職を与えるだけでマネジメントができるようになるわけではありません。
院長が適切に権限を委譲し、相談できる環境を整えながら、少しずつリーダーとしての経験を積んでもらうことが大切です。
3. 情報共有を「個人任せ」から「仕組み」に変える
組織が大きくなると、スタッフ間の情報共有も重要な課題となります。
例えば、
院長が朝礼で伝えた内容が、午後から出勤するパートスタッフには共有されていなかった。
あるいは、特定のスタッフだけが業務変更を把握しており、ほかのスタッフが従来の方法で対応してしまった。
こうした問題は、必ずしもスタッフの注意不足だけが原因ではありません。
情報を共有する仕組みが整っていなければ、誰にでも起こり得ることです。
そこで、朝礼やミーティングの実施に加え、業務連絡の記録方法を統一することが考えられます。
例えば、院内の共有ノートやクラウドツールを活用し、業務変更や重要な連絡事項を確認できるようにする方法です。
ただし、新しいツールを導入するだけでは十分ではありません。
誰が情報を発信し、いつ確認し、どのような内容を記録するのか。
こうした運用ルールまで決めておくことが重要になります。
情報共有を個人の記憶や伝達能力に頼らず、誰もが必要な情報を確認できる仕組みにすることが、組織運営の安定につながります。
組織が成長したら、院長自身の役割も変わっていく
スタッフが増えることで変化するのは、現場の業務だけではありません。
院長自身に求められる役割も変わっていきます。
開業当初は、院長が診療からスタッフ管理、採用、経営判断まで幅広く担当していたかもしれません。
しかし、組織が成長しても同じようにすべてを抱え込んでしまうと、院長の負担は増え続けることになります。
そこで必要になるのが、院長が行うべき仕事と、スタッフやリーダーに任せる仕事を整理することです。
もちろん、経営方針や重要な人事判断など、院長が責任を持つべきことは残ります。
一方で、日常的な業務管理やスタッフ間の調整などは、適切な役割分担によって任せられる部分もあるでしょう。
院長がすべての問題を直接解決するのではなく、組織として問題を解決できる体制をつくること。
それが、クリニックの成長を支える重要なマネジメントの考え方です。
まとめ：組織の成長に合わせて、管理の仕組みも変えていく
スタッフ数が増えることは、クリニックの成長を示す一つの要素です。
しかし、人数が増えれば、それまでの組織運営の方法を見直す必要が生じることもあります。
役割分担を明確にし、現場を支えるリーダーを育て、情報共有の仕組みを整えること。
こうした取り組みを通じて、院長一人の管理能力に依存しない組織づくりが可能になります。
なお、スタッフ10人という人数は、あくまで組織運営を見直すきっかけの一つであり、必ずしも人数だけで管理方法が決まるわけではありません。
重要なのは、医院の規模やスタッフ構成、診療体制などに応じて、適切な仕組みを整えていくことです。
クリニックの成長に合わせて、院長自身の役割と組織のあり方を変えていくことが、安定した医院経営につながります。
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